Notleidende Projekte erfolgreich retten!

Notleidende Projekte. Wir haben es alle wahrscheinlich schon erlebt, ein Projekt, das voller Elan gestartet wurde, läuft aus dem Ruder. Das Budget reicht nicht, Ziele werden nicht erreicht und zum Schluss stehen sich zu allem Überfluss die am Projekt beteiligten Parteien unversöhnlich gegenüber.

Besonders ärgerlich ist es, wenn strategische Projekte oder Projekte, die nicht aufgegeben werden können wie zum Beispiel zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben mit festen Terminen zu scheitern drohen. Dann kann es richtig teuer werden.

Aber was tun, wenn sich die Probleme häufen und das Projekt sich nachhaltig negativ zu entwickeln droht und zum „notleidenden Projekt“ wird?

Was ist ein eigentlich ein notleidendes Projekt?

Als „notleidendes Projekt“ bezeichnet man ein Projekt, das sich signifikant außerhalb der Planwerte befindet und damit droht die wesentlichen Ziele, nämlich Budget, Zeitrahmen und angestrebte Qualität zu deutlich zu verfehlen.

Unterschiedliche Statistiken besagen das dies bis auf rund 45 Prozent aller Projekte zutrifft. Zirka zwei Drittel dieser Projekte konnten von den Unternehmen saniert werden und ein Drittel wurde tatsächlich abgebrochen.

Typische Problemursachen bei notleidenden Projekten

Trotz zahlreicher methodischer Ansätze und Schulung der Mitarbeiter, werden viele Projekte notleidend. Die Gründe dafür: eines oder mehrere der Projektziele Kosten, Termine oder Qualität wurden nicht erreicht oder sind absehbar nicht mehr erreichbar. Die Probleme dabei sind sehr vielschichtig und haben zu einem großen Teil nichts mit der angewandten Methodik zu tun. Diese Probleme lassen sich grob in drei Kategorien unterteilen.

1. Handwerkliche Fehler – bei der Anwendung der Methodik bezüglich Anforderungen, fehlende Risikobewertungen, Unterbudgetierung und fehlerhafte Planungen.
2. Kommunikationsprobleme – unterschiedliches Verständnis der Zielsetzung, des Weges wie dieses Ziel zu erreichen ist und oft auch der Bedeutung eines Projektes für das Unternehmen.
3. Kollaborationsprobleme – die Abstimmung zwischen den beteiligten Parteien funktioniert nicht und ist nicht synchron.

Anbei einige Beispiele für klassische Probleme:

• keine einheitliche Vorgehensweise trotz gleicher Methodenansätze
• keine zentrale Steuerung von Programmen und Projekten
• Anforderungen werden nicht umgesetzt bzw. sind nicht eindeutig
• ausufernde Kosten
• die Nicht-Einhaltung von Terminen
• zusätzliche Risiken in der Beschaffung und Lieferung
• politische Hemmnisse aufgrund veränderter Situationen
• Ressourcenüberlastung

Natürlich gibt kann man die Liste beliebig erweitern.

Die Herausforderung bei notleidenden Projekten

Die Herausforderung für das Unternehmen besteht darin, möglichst schnell einen Weg zu finden, aus dieser Situation herauszukommen. Dabei sind folgende Punkte genau zu analysieren:

1. Welche Probleme gibt es in den Projekten und was sind die Ursachen? Gibt es möglicherweise politisch oder persönlich motivierte Hindernisse?
2. Wie kann ich zeitnah erste Verbesserungen herbeiführen?
3. Was muss ich tun, um eine dauerhafte Lösung zu implementieren?
4. Was kostet mich das und stehen die Kosten noch in Relation zum gewünschten Ergebnis?
5. Kann ich das oder die Probleme mit eigenen Mitteln stemmen oder brauche ich hier erfahrende Experten?

Was tun?

Es ist schon fast eine Binsenweisheit, dass, wenn ein Projekt einmal festgefahren ist, ein externer Berater den Gordischen Knoten am besten zerschlagen kann. Warum ist das so? Nun, dafür gibt es einige Gründe. Zunächst ist ein externer Berater nicht in das Beziehungsgeflecht der Firma eingebunden, das heißt er oder sie muss im Gegensatz zu einem Angestellten keine Angst haben zukünftig im Job sanktioniert zu werden. Im Umkehrschluss liegt der Vorteil für das Projekt darin, eine objektive Untersuchung durchführen zu können, ohne auf Personen oder Personengruppen falsche Rücksicht nehmen zu müssen.

Der externe Berater fungiert neben seiner Fachkompetenz auch als Schiedsrichter und Mediator zwischen den Projektbeteiligten.

Ein externer Projektretter macht das auch in der Regel nicht zum ersten Mal, die Kunst liegt in den Methoden und Erfahrungen aus ähnlich gelagerten Projekten. Bei ADVASO sind daraus über die Jahre hinweg „Blueprints“ entstanden, die auf die individuelle Situation schnell angepasst werden können.

Was heißt das konkret im Bezug auf die Maßnahmen?

Am Anfang steht ein Quick-Check, hier wird im. Rahmen eines Meetings ermittelt, wie sich die Projektsituation aus Sicht mehrerer Stakeholder darstellt. Das Resultat ist die Summe der subjektiven Eindrücke über den aktuellen Status im Projekt. Dies liefert wichtige Input für die nächsten Schritte zur Rettung des Projektes.

Danach gilt es die Projektsituation genau zu analysieren und die schon genannten Punkte aus der Rubrik Herausforderung, unter Berücksichtigung der individuellen Situation im Projekt, aufzuarbeiten. Ein Projektaudit ergibt ein klares Bild, welche Faktoren zu der Projektschieflage geführt haben.

Achtung: Der Projektaudit kann auch zu dem Ergebnis führen, dass das Projekt in der aktuellen Form nicht weitergeführt werden kann und dann komplett neu aufgesetzt werden muss.

Wenn der Projekt-Auditor die entsprechenden Probleme identifiziert hat, ist es im dritten Schritt seine Aufgabe, einen Sanierungsplan inklusive Lösungskatalog zu erarbeiten und die Versäumnisse mit dem Auftraggeber und Projektleiter zu besprechen. Dabei ist das Ziel, zügig erste Verbesserungsmaßnahmen zu implementieren. Dies hat natürlich nicht nur positive Auswirkungen auf die laufenden Projekte, sondern optimalerweise auch auf zukünftige Projekte («Lessons Learned»).

Das ist dann schon die Überleitung zu Punkt vier: Im vierten Schritt ist ein strategischer Ansatz notwendig, um eine permanente Verbesserung in diesem und anderen Projekten sicherzustellen. Eine Lösung hierfür ist oft die Implementierung eines Projekt-Management-Offices (PMO) sofern noch nicht vorhanden. Das PMO definiert eine Vorgehensweise, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. Denn alle vorgeschlagenen Methoden und Lehren basieren nur darauf, ein Framework zu liefern, das an die individuelle Situation eines Unternehmens angepasst werden muss. Dabei sind die Methodenansätze keine «heiligen Kühe» oder als alleinige Heilsbringer anzusehen, jede Methode hat ihre Stärken und Schwächen.

Also gilt es, ein «Best of» für das eigene Unternehmen zu entwickeln.

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Quellen:

1. Nur 43 % der Projekte werden frist- und budgetgerecht abgeschlossen, und nur 29 % liegen im Zeitplan.
Quelle: Wellingtone Ltd., 2020

https://wellingtone.co.uk/wp-content/uploads/2020/06/The-State-of-Project-Management-Report-2020-Wellingtone.pdf

2. 33% aller IT-Projekte scheitern an der mangelnden Beteiligung von Führungskräften
Quelle: University of Ottawa, 2008

https://ruor.uottawa.ca/server/api/core/bitstreams/e07b304b-1836-409c-9a7a-8fd3098d9637/content

3. 75% der IT-Führungskräfte glauben, dass ihre Projekte von Anfang an „zum Scheitern verurteilt“ sind
Quelle: Geneca, 2017

https://www.geneca.com/why-up-to-75-of-software-projects-will-fail/

4. Bei einem aus sechs Unternehmen liegt der Projektbudget-Bedarf am Ende des Tages mehr als 200% über Plan
Quelle: Havard Business Review, 2003

5. Laut dem 2020 CHAOS-Bericht der Standish Group scheitern 66 % der Projekte, wenn Unternehmen nicht über ein effektives System für das Projektmanagement verfügen.

Quelle: The Standish Group, 2009-2021

https://www.projectsmart.co.uk/it-project-management/the-curious-case-of-the-chaos-report-2009.php#google_vignette